Tietosuojaseloste

Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste Hyvinvointikeskus Rauha:ssa ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Hyvinvointikeskus Rauha
Y-tunnus: 3322247-8
Osoite: Mannilantie 19 L2, 04400 Järvenpää
Sähköpostiosoite: anusarapik (at) rauhaan.fi

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Rekisterin yhteyshenkilö
Anu Sarapik anusarapik (at) rauhaan.fi Mannilantie 19 L2 0453209991

3. Rekisterin nimi

Hyvinvointikeskus Rauha:n asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisterit

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito. Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä.
Koska kyseessä on hoitoala, tietoja kerätään myös asiakasta palvelevalta hoitohenkilöstöltä. Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen. Jos asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välillä on hoitosuhde, järjestelmään tallennetaan myös lain edellyttämät tiedot hoitotiedoista (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022). Hoitotiedot viedään viranomaisten ylläpitämään Kanta-arkistoon, jotka laki edellyttää vietäväksi.
Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön. Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen anusarapik (at) rauhaan.fi

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot ja asiakkaan mahdollisesti antamat lisätiedot varauksen yhteydessä. Hoitosuhteen syntyessä rekisteriin tallennetaan kaikki edellä mainitut tiedot, joiden lisäksi tallennetaan kotikunta, syntymäaika ja henkilötunnus. Alaikäisen asiakkaan osalta tallennetaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022)
Lisäksi rekisteriin tallennetaan asiakkaan laskutus- ja yhteydenottoa koskevia tietoja, kuten etu- ja sukunimi, kieli, tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse ja tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut.

6. Tietojen luovuttaminen säännönmukaisesti ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai vähintään 12 vuotta asiakkaan viimeisestä käyntikerrasta. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit. (mm. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022)
Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.

8. Tietojen suojauksen periaatteita

Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen.Tiedon käsittelijä on Timma OY (https://timma.fi) ja Vello Solutions Oy (https://www.kehonhuoltopiste.fi/?page_id=257)
Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä.
Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan 2 kertaa kalenterivuoden aikana.

10. Lainsäädäntö

Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.